【非IT系のためのkintone】プロセス管理の設定時に気を付けるべきたった１つのこと

kintoneは、業務改善をみんなのものにできるツール。ITに強い人だけではなく、非IT系の私も楽しんで使えるシステムです。
しかし、だれも作りやすいシステムであるということは、こうあるべしという大きな型がなく、すべて自分たちが試行錯誤しなくてはいけないということでもあります。kintoneはパッケージでない分、自由度が高く、作ったアプリもいまいち「これでいいのか？」という感じが抜けません。
「このボタンの名前って本当にこれでしっくりくるだろうか？」「慣れだけではなく、この方法で自然に入力するようになるか？」など、考え出すと沼にはまる感じもあります。

私の中で特に、「これでいいのか感」が強かったのがプロセス管理。
kintoneの強みの一つでもある、ワークフローを実装するのに欠かせないツールなのですが、とりあえず作ってみてもいまいち修得した気になれない。しかも、何がどううまくいっていないのかもピンとこない。

しかし、コツは意外なところにありました。
先日参加したkintone Café島根にて、プロセス管理がなんとなくうまくできないと相談してみたところ、理由がわかりました。それは、kintoneの機能を知ることではなく、「ITならではの問題解決フレームワークを知らなかった」からなのでした。

kintone Café島根では、講義形式だけでなく、グループワークも設けられていました。そこでグループごとに、なんでも好きなアプリを一つ作ってみるというお題が与えられました。話し合いになるとすぐ、初心者の私は「プロセス管理」がよくわからないと相談を持ちかけたのですが、そこで他の参加者の方に、私はこんなことを言われました。
「プロセス管理において、状態とアクションを区別ができていないかもしれない。」

プロセス管理を作るときは、いきなりkintoneで作り始めるのではなく、まずどういう動きが必要なのかを紙に書きだしてみるのだそうです。
今回は、「契約書作成アプリ」ということで、営業から契約が取れたとき、契約書が発行されるまでの動きを担当の営業が見られない、という問題意識の上でアプリを作ってみることにしました。

その際に書き方を分けるのが、人、状態、アクションの３つ。人はその動きに関係する人たちのこと。状態は、その人のもとで契約書がどういう状態にあるのかということ。そしてアクションは、その契約書を次の状態にするとき、その人がどういう行動をとるのかということ。
IT系の方は、アプリを作る前にそのフレームワークが習慣化されているとのこと。むしろそれがないと不安になるのだそう。知らなかった。
そして、このやりかたで今回の場合を図示すると、次のような形になります。